Als trainer maak ik het regelmatig mee. Teamleden die klagen over anderen in plaats van praten met anderen. En als ze dan de stoute schoenen aantrekken om het gesprek aan te gaan met die ene collega vallen ze al snel in de ‘communicatie valkuil’. Jij doet nooit wat ik zeg! Of kan jij dat nou niet eens anders doen! Vanzelfsprekend krijgen ze de reactie waarop ze hadden gerekend. Immers wanneer je iemand op de man af aanvalt zal diegene automatisch in de verdediging schieten. Resultaat, een werksfeer waar niemand gelukkig mee is en waar prettige samenwerking ver te zoeken is.
De manier waarop we communiceren heeft vaak een grote invloed op de kwaliteit van onze werkrelaties. En onze werkrelaties bepalen in grote mate de kwaliteit van samenwerking. Zolang communicatie gericht is op het uitwisselen van frustratie en irritaties zal er op de werkvloer nooit sprake zijn van prettige samenwerking.
Klaagcultuur
Veel organisaties hebben medewerkers die goed zijn in hun werk en toch zijn zij vaak ontevreden. Deze ontevredenheid uit zich meestal in negativiteit op de werkvloer. Er is dan sprake van een ‘klaagcultuur’. Daarmee wil ik zeggen dat het een gewoonte is om te klagen over van alles en nog wat. Wanneer er sprake is van zo’n cultuur zal deze eerst doorbroken moeten worden. Een klaagcultuur kan doorbroken worden wanneer iedereen de ruimte ervaart om zijn frustraties te uiten. Het is belangrijk om echt te luisteren naar wat er speelt bij individuele medewerkers. Meestal kan dit de lucht klaren. Wanneer een klaagcultuur al lange tijd binnen een organisatie heerst is er wat anders nodig. Dan is het goed om een externe trainer in te zetten.
Cultuur doorbreken
Een externe trainer kan het team observeren en de onderliggende ‘pijn’ van individuele medewerkers bovenhalen en kenbaar maken. Hij kan de medewerkers bewust te maken van onderliggende patronen die een klaagcultuur in stand houden. Soms zijn er individuen binnen een team die dit in stand houden. Door een open gesprek aan te gaan met deze medewerkers kan een trainer hen bewust maken van hun aandeel in de cultuur. Vaak zijn zij zich daar niet bewust van namelijk. Pas wanneer alle teamleden ‘aligned’ zijn en de voordelen inzien kan de oude cultuur plaatsmaken voor een nieuwe.
De stap naar open communicatie
Een nieuwe cultuur zou kunnen zijn een ‘open communicatiecultuur’. Open communicatie wil zeggen dat iedereen zich openstelt voor elkaar waarbij alles gezegd kan worden zonder elkaar te beschuldigen. Open communicatie betekent ook dat het management van de organisatie zich openstelt. Managers hebben vaak om strategische redenen de neiging om belangrijke zaken achterwege te laten. In dat geval pleit ik om alles open te gooien zodat iedereen weet waar hij/zij aan toe is. Pas dan is er ruimte voor openheid en vertrouwen binnen een organisatie.
Feedback geven en ontvangen
Een waardevolle manier om open communicatie te creëren is de ‘feedback methode’. Feedback kan heel krachtig werken mits het juist ingezet wordt en daar gaat het in praktijk vaak mis. Wanneer medewerkers elkaar ongevraagd feedback geven voelen collega’s zij zich wederom aangevallen en zijn ze terug bij af. Maar hoe dan wel?
Om te beginnen is het belangrijk om feedback te zien als informatie. Feedback gaat over gedrag en niet over hoe iemand werkelijk is. Wanneer we op die manier naar feedback kijken is het een mogelijkheid om te groeien. Er is dus geen goed of slecht.
Permissie
Het begint altijd met het vragen om permissie. Dat is belangrijk want het kan zomaar zijn dat een collega op dat moment geen tijd heeft voor een gesprek. Zorg dus altijd dat er voldoende tijd en ruimte is om het gesprek aan te gaan.
De IK boodschap
Feedback begint altijd met een ‘IK boodschap’ die gaat over jouw ervaring. Wanneer je begint met de IK boodschap zal een gesprekspartner zich nooit aangevallen voelen. Dus zinnen die starten met ‘Ik merk dat ik..‘of ‘Ik ervaar..’ zijn krachtige openingen van een feedbackgesprek. Daarnaast moet het gaan over jouw ervaring en wat het met jou doet. Zo hou je de boodschap bij jezelf.
Ervaring van de ander
De volgende stap is om te vragen hoe de ander dat beleeft. Het kan zomaar zijn dat een collega een andere visie heeft of zich totaal niet bewust is van wat er speelt. Door met elkaar van gedachten te wisselen creëer je ruimte om te praten. Belangrijk is hierbij dat jouw intentie is om tot een oplossing te komen, dat voorkomt dat je alsnog in een discussie belandt. Een discussie gaat over ‘gelijk’ hebben en daar zit dus weer een oordeel in verborgen. Een discussie kan je winnen en gelijk krijgen maar je bereikt er verder niets mee.
Kom tot een gezamenlijke oplossing
De volgende stap is om tot een gezamenlijke oplossing te komen waarmee alle partijen kunnen leven. Dat betekent overigens niet dat je het met elkaar eens hoeft te zijn. Zolang je maar komt tot een gezamenlijke oplossing.
Maak een afspraak
De laatste stap is het maken van een gezamenlijke afspraak. Je spreekt dan samen een heldere intentie uit waar jullie beide achter staan. Ook kan je dan op een later tijdstip elkaar helpen herinneren aan de gemaakte afspraak.
In het kort
– Permissie vragen
– IK boodschap
– Ervaring van de ander
– Gezamenlijke oplossing
– Afspraak maken
Veel succes!
Meer weten over onze communicatie workshops? Bekijk onze website op klik op de onderstaande link voor meer informatie.
